昨日と今日、Ｅメールに関する問い合わせがありました。
Ｅメールは、仕事では普通に使っていますが、プライベートでもメーリングリストとかで使う機会も多いと思います。前の会社では、小さなＥメールサーバーを管理していたこともあますが、最近はクラウド上の便利なのも増えてきました。
個人によって、Ｅメールに限らず、使い慣れた方法が一番いい、と思っていますが、派遣先の大学のＥメールもそんな感じで、いろいろな使い方ができます。
具体的は、次の３つの方法を利用できます。
・パソコンやスマートフォンにインスールしたメールソフトを使う。
昔から使われているやり方で、たぶん、古くから使っている人なら全員この方法を使う
と思います。パソコンのローカルディスクに届いたメールを格納していくので、パソコンを乗り換えるとか、ハードディスクがクラッシュしたりすると結構苦労します。複数の機器で受信できるようにサーバーにある程度前のメール残しておくこともできますが、これが結構トラブルの元になったりします。
・普段使いのアドレスに転送する
プロバイダの他に、フリーのメールアドレスがあるし、ＳＮＳに登録するとメールアドレスが付いてきたりするので、複数のメールアドレスを持つ人は多いと思います。メールソフトでアカウントを切り替えて管理することも可能ですが、いちいち面倒です。
そうなると、受信がメインでたまにしか使わないメールは、普段使いのメールに統合した
方が便利です。もちろん、メールはそういった使い方にも対応しています。たまにしか使わないメールは、転送設定を行って、無条件で普段使いのメールアドレスに送ってしまえます。
・最後にＷｅｂベースのメールを使う
Gmail や Yahoo メールは、自分のパソコンやスマートフォンのローカルにメールを保管するのではなく、クラウド上に保管するので、複数のパソコンやスマートフォンからでも同じメールを見れます。しかも、パソコンが変わったりした際の移行の手間がありません。
便利ではありますが、細かい設定は苦手です。高機能なＥメールソフトになれると、ちょっと使いにくい面もあります。それに、あのエディタは、私はいまいち使いにくいと思ってます。ブラウザで動くＧＵＩソフトは年々高機能になってますが、まだ、専用のエディタには追いつけないようです。
さて、話を戻してここ２日ほどで受けた問い合わせの件。
(1) 「先月から新しいメールが届いていないんですが…」
(2) 「１ケ月前のメールが見れなくなっているですが…」
全くの別の２人でしたが、Ｗｅｂベースのメールだけ見て、問い合わせしてきました。たぶん、本人も忘れているんでしょう。(1)の人は、先月、転送設定をやっていたのでそれが原因でした。Ｗｅｂベース側のサーバーにメールを残す設定にしておけばなんとかなったのですが、残さずに転送していました。転送先で受信拒否になっていなければいいのですが。
また、(2)の人は、Ｗｅｂベースでも見れるのですが POP で自分のパソコンに取り込んでいました。そのパソコンが使えなくなったので、あわててＷｅｂで見たらずっと前に届いたメールが無かった、という訳です。POP で転送する際、１ケ月分だけ残すようにしてあるので、最新の１ケ月分だけはＷｅｂメールでも見れますが、それより古いのはもうありません。
便利に使えるように選択肢を増やしておくのはいいと思うのですが、よく知らないで使っていると、逆に不便な目に合う、という典型ですね。
最近は、全員に知らせるのはトラブルが少ないＷｅｂベースの仕組みだけにして、どうしてもという人にだけ、個別に転送や POP での利用方法を教える方針にしているようです。
きっと、その前はサポートが大変だったのでしょう。
