数式を使ったExcelのサンプルをアップします。
名簿に書かれたひらがなの姓と名（スペースで区切られているのが前提）からイニシャルつくり、そのイニシャルでユニークな２ケタの数字を割り振って、ユーザーIDを作るシートです。
ひらがなからイニシャルの英文字への変換に、変換用の辞書シートを作って検索させています。
２ケタの数字は、イニシャルが別になると+10して、同じ数字ばかりにならないようにしました。
ただし、１桁目は１が多くなるのはしかたがないかな。
まあ、Excelだけでこれくらいできる、ということで。